Nachweis über erbrachte Leistungen via EMREX elektronisch zwischen zwei Hochschulen übertragen (experimentell)

English Version: Transfer achievements electronically via EMREX between two higher education institutions (experimental)

Es gibt derzeit europaweit verschiedene Projekte und Initiativen, die die internationale Studierendenmobilität u.a. durch eine Digitalisierung von Verwaltungsprozessen erleichtern möchten, u.a.

• Erasmus Without Paper (EWP)
• EMREX
• Plattform für Inter*nationale Studierendenmobilität (PIM)

Prinzipiell sind alle Mechanismen, die in diesen Projekten und Initiativen entwickelt werden, nicht nur für die internationale Mobilität geeignet, sondern auch für die Studierendenmobilität innerhalb Deutschlands. Insbesondere im Zuge des PIM-Projektes wurde einigen Funktionalitäten für das Campus-Management-System HISinOne definiert und umgesetzt, die nun technisch auch im HISinOne-System der ALU zur Verfügung stehen. Vor einer operativen Nutzung an der ALU ist noch eine ganze Reihe von strategischen, operativen, rechtlichen und technischen Fragen zu klären. Die Funktionalität wird derzeit an der ALU nur experimentell genutzt. Für die tatsächlichen Anerkennungsprozesse gelten die in den Fakultäten und Einrichtungen beschriebenen Abläufe.

• Die Übertragung erfolgt über die Browser der Studierenden zwischen den IT-Systemen der beteiligten Hochschulen. Entweder von Hochschule zu Hochschule oder über eine Zwischenplattform wie PIM
• Die Übertragung wird immer durch die Studierenden selbst intiiert und bestätigt. Es findet keine automatische Übertragung von Daten statt, die nicht von Studierenden selbst initiert wurde.
• Damit Studierende eine Übertragung initieren und freigeben können, müssen sie zum Übertragungszeitpunkt gültige Accounts für beide IT-Systeme haben, die am Transfer beteiligt sind.

Die Übertragung der Daten erfolgt im EMREX-ELMO-Format. „The ELMO XML format is the basis for the exchange of result information. Elmo is based on the CEN standard EN 15981-2011 EuroLMAI. EuroLMAI is a data model describing assessments, primarily Diplomas, Diploma Supplements and Transcripts of Records for higher educations. The schema describing the profile of the ELMO format used in EMREX is available the EMREX GitHub repository.“ Quelle: https://emrex.eu/technical/ [abgerufen 2022-01-05T12:37+01:00]

Das EMREX-ELMO-Format sieht einige wenige obligatorische Daten vor und eine sehr große Anzahl von optionalen Daten. Grundsätzlich wird den Studierenden (bei den Systemen, die dem Campus-Management der ALU bekannt sind) vor einer Übertragung angezeigt, welche Daten übertragen werden sollen. Die Studierenden können jederzeit entscheiden die angezeigten Daten nicht zu übertragen, in dem die Übertragung nicht ausgelöst wird.

Im Campus-Management-System HISinOne der ALU wird beim Export nur ein Teil der grundsätzlich möglichen Daten bereitgestellt. Dieser Teil ist nachfolgend beschrieben. Der Import sollte mit allen im EMREX-ELMO-Format definierten Inhalten umgehen können. Ggf. werden bestimmte Elemente an der Oberfläche nicht angezeigt, sondern sind nur in der Technische Nachricht (XML-Datei) enthalten, die zu Kontrollzwecken jederzeit angezeigt werden kann.

In HISinOne werden zur Übertragung bereitgestellt:

• Erzeugungsdatum der technischen Dokumenterzeugung
• Informationen zur Identifizierung des Studierenden:
  • Vorname
  • Nachname
  • Matrikelnummer
  • Systeminterne GUID
  • (Erste) Staatsangehörigkeit
  • Geburtsdatum
  • Geburtsort
  • Geschlecht
• Informationen zur Identifizierung Hochschule, die den Leistungsnachweis herausgibt: Land, Deutscher Statistikschlüssel der Hochschule, Name der Hochschule, Webseite der Hochschule
• Für alle Module, die vom Studierenden zur Übertragung gekennzeichnet wurden: Modulinformation: u.a. Bezeichnung, URL der Modulbeschreibung, Semester (mit Beginn und Ende), Status, ECTS-Punkte, Note, Informationen zum Benotungsschema.
• Als eingebettetes PDF: „EXA 251 EMREX(e) (01a-2022) Leistungsuebersicht Studierende“ (mit allen Inhalten von EXA 251, d.h. auch Module, die vom Studierenden nicht zur Übertragung gekennzeichnet wurden)

Die eingebettete Leistungsübersicht ist im EMREX-ELMO-Schema als kleinster gemeinsamer Nenner bzw. Rückfallebene vorgesehen, wenn es bei der automatischen Verarbeitung der übertragenen „learningOpportunityInstances“* Probleme gibt. In diesem Fall steht dem Prüfungsamt zumindest die PDF-Leistungsübersicht zur Verfügung.

*learningOpportunityInstances: im EMREX-ELMO-Schema sind vier Möglichkeiten für „learningOpportunityInstances“ definiert: „Degree Programme“, „Module“, „Course“, „Class“. Sendeseitig unterstützt HISinOne derzeit nur „Module“, alle anderen Elemente, werden aber wie dort definiert im PDF EXA 251 gezeigt. Empfangsseitig zeigen erste Tests, dass HISinOne auch mit der „learningOpportunityInstance“ „Course“ umgehen kann.

Über Mein Studium | Leistungen importieren mit EMREX können sie den Import von Leistungen starten.

• Sie wählen das Land der Hochschule, von der Daten geholt werden sollen
• Sie wählen die Hochschule oder den Nationalen Kontaktpunkt, vom dem Daten übertragen werden sollen. Einige Länder (z.B. Norwegen) haben landesweite Nationale Kontaktpunkte über die Daten transferiert werden.

• Sie bestätigen die Auswahl und werden zum gewählten Quellsystem weitergeleitet, aus dem Sie Daten holen möchten
• Sie müssen sich am gewählten Quellsystem mit einem dort gültigen Account anmelden und folgen dann den Schritten, die das System vorgibt.

• Nach erfolgreicher Übertragung müssen Sie sich erneut am Campus-Management-System HISinOne der ALU anmelden und sehen dann unter Mein Studium | Leistungen importieren mit EMREX ihre importierten Daten.
• Eine Löschung der importierten Daten ist in der jetzigen Ausbaustufe des Systems noch nicht möglich.

• Sie melden sich am Zielsystem mit einem dort gültigen Account an
• Sie folgen am Zielsystem den Schritten, die notwendig sind, um Daten vom System der Albert-Ludwigs-Universität abzurufen

• Sobald Sie zum Campus-Management-System HISinOne der ALU weitergeleitet wurden, melden sie sich mit einem gültigen UniAccount der ALU am System an (ohne gütigen UniAccount kein Abruf möglich).
• Sie bekommen die persönlichen Daten angezeigt, die übertragen werden sollen
• Sie bekommen einen Link zur aktuellen Version der PDF-datei EXA 251 angezeigt, die übertragen werden soll
• Sie bekommen die Module angezeigt, die im System zu Ihrer Person gespeichert sind und können Häkchen setzen, welche Module übertragen werden sollen (sofern Module gespeichert sind).

• Nach Auswahl von mindestens einem Modul bekommen Sie eine Schaltfläche aktiviert, mit der Sie sich die Auswahl anzeigen lassen können (es werden noch keine Daten gesendet).
• Sie bekommen alle Daten nochmal direkt oder als Link (PDF EXA 251 und Technische Nachricht XML-Datei) angezeigt und können die Daten kontrollieren
• Sie bekommen angezeigt zu welchem System (URL) die Daten übertragen werden sollen
• Nach dem Setzen eines Häkchens zur Zustimmung bekommen Sie eine Schaltfläche „Daten übertragen“ aktiviert.
• Nach der Übertragung werden Sie zum Zielsystem zurückgeleitet.

In der Rolle: Sachbearbeitung Prüfungsamt können Sie über Leistungen | EMREX-Transfer-Daten anzeigen nach EMREX-Daten suchen, die Studierende in das HISinOne-System der ALU importiert haben.

• Die Anzeige der Daten entspricht in Umfang und Darstellung genau der Sicht der Studierenden
• Sofern die Personendaten der importierten Leistungsnachweise von den Studierendendaten abweichen, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
• In der jetzigen (experimentellen) Phase gibt es noch keine Rechteinschränkungen für die Prüfungsämter. Bedeutet: alle Prüfungsämter sehen alle importierten Daten für alle Studierenden. Studierende sehen jeweils nur ihre eigenen selbst importierten Daten.
• Eine Übernahme der angezeigten Daten in die Prüfungsverwaltung ist derzeit noch nicht möglich. Der Systemhersteller befindet sich aktuell in einer Definitionsphase zu entsprechenden Funktionalitäten mit den Hochschulen, die die EMREX-Entwicklungen in HISinOne angestoßen haben

In der Rolle: Sachbearbeitung Prüfungsamt können Sie über Leistungen | Leistungen pro Person auf dem Reiter Berichte

• Das Dokument EXA 251 EMREX(e) als PDF sehen, wie es mit den aktuell im System hinterlegten Daten erzeugt würde, wenn Studierende ihre Leistungsnachweise via EMREX von einer anderen Hochschule aus zur Übertragung dorthin abrufen.

Was sie nicht aufrufen können ist:

• Die Version des PDF-Dokuments wie sie zu einem Zeitpunkt X ausgesehen hat, als der Transfer an eine andere Hochschule stattfand
• Welche Module von den Studierenden im Dialog zur Übertragung ausgewählt wurden, als der Transfer an eine andere Hochschule stattfand

Das EMREX-PDF-Dokument der ALU enthält immer folgenden Hinweis „This transcript of records should only be used for the experimental phase of the student-triggerd EMREX-data-transfer between higher education institutes, as it is not a legally binding document. Legally binding transcript of records (with signature and seal) are issued exclusively by <wie sonst auch auf EXA 251 angegeben>“

• Die Implementierung der Übertragung und Verarbeitung der EMREX-Daten steht derzeit bei den Campus-Management-Systemen noch sehr am Anfang. Grundsätzlich funktioniert sie derzeit mit HISinOne, zum Teil auch mit anderen Systemen deutscher Hochschulen.
• Eine Verbesserung der Funktionalität ist nur dann zu erwarten, wenn die Hochschulen die Funktionalität nutzen und ihre Erfahrungen einbringen.
• Derzeit spezifiziert der Systemhersteller die Übernahme der EMREX-Daten aus dem Zwischenbereich in die Prüfungsverwaltung. Vermutlich werden entsprechende Übernamefunktionen in späteren HISinOne-Versionen realisiert.
• Der Import von EMREX-Daten in den Zwischenbereich funktioniert technisch auch für die Rolle „Bewerben (Studienplatz)“. Die Funktionalität ist aber derzeit an der ALU nicht aktiviert. Theoretisch denkbar wäre z.B. die Übernahme von Bachelor-ToRs bei Masterbewerbungen - diese würden aber ohne Erweiterung der Funktionalität nur im EMREX-Zwischenbereich landen, aber nicht bei der Bewerbung.

• Importierte Daten können weder vom Studierenden noch vom Prüfungsamt wieder gelöscht werden. Wenn Daten gelöscht werden sollen, bitte E-Mail an cm@rz.uni-freiburg.de.

In der aktuellen Version HISinOne 2021.12 noch fehlerhaft, ab HISinOne 2022.06 behoben.

• URL zur Modulbeschreibung (<url>) ist in der Technische Nachricht enthalten (XML-Datei), die von HISinOne erzeugt, wird aber beim Empfang aus einem anderen HISinOne-System nicht an der Oberfläche angezeigt.
• Erzeugungsdatum <generatedDate> der generierten Technischen Nachricht (XML-Datei) ist immer Datum mit Uhrzeit T00:00:00. XSD sagt aber: „The datetime when the file was generated. […] Example values: „2015-08-01T12:00:00+02:00“, „2015-08-01T10:00:00Z“)
• Status bei noch nicht abgeschlossenen Modulen in der Technischen Nachricht (XML-Datei) vermutlich falsch kodiert: HISinOne generiert <status>in_progress</status>. Korrrekt wäre laut XSD wohl <status>in-progress</status>