Kontaktdatenverarbeitung nach der CoronaVO in Bereichen mit Studienbetrieb (EXA 612)

English version: Contact data processing according to the Corona Ordinance in areas with study operations

Bei Veranstaltungen und sonstigen Aktivitäten, die in Präsenz stattfinden, ist die Universität Freiburg nach der CoronaVO sowie der CoronaVO Studienbetrieb verpflichtet, zum Zwecke der Auskunftserteilung gegenüber dem Gesundheitsamt oder der Ortspolizeibehörde Kontaktdaten von Anwesenden zu erheben und zu speichern.

Die Universität hat Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten ganz oder teilweise verweigern, von dem Besuch oder der Nutzung ihrer Einrichtungen oder der Teilnahme an Veranstaltungen auszuschließen. Soweit Sie Ihre Kontaktdaten angeben, müssen diese zutreffend sein.

An der Universität Freiburg stehen für die Erhebung und weitere Verarbeitung nach CoronaVO zwei Standardverfahren zur Verfügung:

Teilnehmer*innen von Präsenzterminen können einen Teil ihrer Kontaktdaten nach CoronaVO für Präsenzveranstaltungen und sonstige Aktivitäten selbst im Campus-Management-System HISinOne hinterlegen:

• Soweit bei den betroffenen Terminen Anwesenheitslisten aus HISinOne zur Erfassung der weiteren Kontaktdaten genutzt werden, kann vor Ort auf das Ausfüllen oder Mitbringen des Formulars zur Datenerhebung nach Corona-Verordnung verzichtet werden.
• Den Veranstalter*innen wird in der Anwesenheitsliste angezeigt, welche Teilnehmer*innen bereits Kontaktdaten nach CoronaVO bei HISinOne hinterlegt haben, ohne das die Kontaktdaten selbst anzeigt werden.
• Soweit bei HISinOne keine Kontaktdaten nach CoronaVO hinterlegt wurden, müssen die Daten der Betroffenen über das Formular zur Datenerhebung nach Corona-Verordnung erhoben werden. Andernfalls ist eine Teilnahme nicht möglich.
• Bei der Teilnahme an Veranstaltungen und weiteren Aktivitäten gelten in Bezug auf die Pandemiesituation die üblichen Abstands- und Hygieneregeln.

Ablauf nach Anmeldung im System mit UniAccount und Aufruf der Kontaktdatenverwaltung (wie Sie dort hinkommen siehe unten):

• Vor- und Nachname sind im System vorbelegt.
• Eigenständige Eingabe der Kontaktdaten in Form von Anschrift und, soweit vorhanden, Telefonnummer auf der Kontaktdatenkachel „CoronaVO für Präsenzveranstaltungen“. Die Daten können jederzeit erfasst oder aktualisiert werden. Die Telefonnummer hat sich im Hinblick auf die Nachverfolgung von möglichen Infektionswegen als wichtiges Datum erwiesen.
• Ein eigenständiges Löschen der erfassten Daten ist derzeit nicht möglich, da die evtl. erforderliche Weitergabe der Daten an die zuständigen Behörden im Falle einer eigenständigen vorzeitigen Löschung nicht gewährleistet werden kann. Möchten Sie die Daten komplett gelöscht haben, senden Sie eine E-Mail an cm@rz.uni-freiburg.de. Die Daten werden dann im System erst vorläufig und nach 4 Wochen endgültig gelöscht. Sobald die CoronaVO außer Kraft tritt, werden selbstverständlich alle Daten, die auf Grundlage des CoronaVO erfasst wurden, ohne Ihr Zutun vollständig gelöscht, ohne dass Sie dazu etwas veranlassen müssen (sofern für die hinterlegten Daten keine weiteren Anwendungszwecke zugeordnet sind).

Anleitungen zur Pflege der Kontaktdaten im Campus-Management-System HISinOne

• Für immatrikulierte Studierende und Doktorand*innen: Personen-/Kontaktdaten | Kontaktdaten und Anschriften in HISinOne erfassen, ändern und verwalten
• Für die Rollen Mitarbeiter/in, Extern / Gast oder Gasthörerstudium / Sonstige: Personen-/Kontaktdaten | Kontaktdaten der Rollen 'Gasthörerstudium/Sonstige', 'Mitarbeiter/in' bzw. 'Extern/Gast'

Bitte beachten Sie die generellen Hinweise der Universität zu Thema Hinweise zum Coronavirus › Studium und Lehre

Veranstalter*innen können aus HISinOne Anwesenheitslisten erzeugen, auf welchen gekennzeichnet ist, für welche Teilnehmer*innen Kontaktdaten nach CoronaVO bei HISinOne hinterlegt sind. Um eine möglichst aktuelle Liste zu erhalten, sollte diese kurzfristig, vor jedem Einzeltermin neu erzeugt werden.

Die Liste dient zum einen der Kontrolle, ob die Anwesenden ihre Kontaktdaten in Form von Vor- und Nachname, Anschrift und, soweit vorhanden, Telefonnummer im Campus-Management-System HISinOne hinterlegt haben. Zum anderen erhebt der/die Veranstalter*in mit der Liste die weiteren nach CoronaVO erforderlichen Daten in Form von Datum und Zeitraum der Anwesenheit der Teilnehmenden. Die Liste ist nach dem jeweiligen Termin vier Wochen gesichert aufzubewahren und anschließend datenschutzkonform zu vernichten. Die Erhebung und Nutzung der Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der CoronaVO und zum Zwecke der Auskunftserteilung gegenüber dem Gesundheitsamt oder der Ortspolizeibehörde.

Für Personen, bei denen kein Eintrag „ja“ in den Feldern „Telefonnummer CoronaVO“ und/oder „Postanschrift CoronaVO“ vorhanden ist, muss zusätzlich zu jedem Termin das Formular zur Datenerhebung nach CoronaVO der Universität Freiburg ausgefüllt werden. Ausnahme: Postanschrift ist mit „ja“ gekennzeichnet und die Person verfügt nicht über eine Telefonnummer.

Erläuterung zur Spalte „Sitzplatz“: Nach Gesprächen zwischen der Universität und den Gesundheitsbehörden im Oktober 2020 wurde entschieden, dass zur effektiven Nachverfolgung von möglichen Infektionswegen neben der reinen Anwesenheit, wo immer möglich, auch der konkrete Sitzplatz von Personen erfasst wird.

Die Anleitung, wie Sie Anwesenheitslisten bei Veranstaltungen erzeugen, finden Sie unter Teilnehmer/innen | Teilnehmer-/Anwesenheits-/Warteliste und Teilnahmebescheinigung. Auf ähnliche Art finden Sie die Anwesenheitslisten bei Prüfungen/Studienleistungen in entsprechenden Rollen im Reiter „Prüfungen/Studienleistungen“.
Tipp: wenn Sie die Listen häufig nutzen, können Sie den Auftrag mit dem „Stern“-Symbol rechts neben der Auswahlliste als Standard markieren und ihn dann immer direkt mit der Schaltfläche „Start“ aufrufen.

Informationen zum Datenschutz finden Sie unter Informationen nach Art. 13 DS-GVO zur Datenverarbeitung nach der Corona-VO/CoronaVO Studienbetrieb im Campus-Management-System HISinOne. Bei Fragen können Sie sich an datenschutz@uni-freiburg.de oder an den Datenschutzbeauftragten der Universität wenden.

Die CoronaVO und die CoronaVO Studienbetrieb finden Sie auf den Seiten der Landesregierung und des Wissenschaftsministeriums. Die Allgemeine SARS-CoV-2-Hygieneordnung der Albert-Ludwigs-Universität (SARS-CoV-2 -Hygieneordnung Universität) unter Offizielle Bekanntmachungen und interne Mitteilungen der Corona-Webseite der Universität Freiburg.