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Search for persons | search criteria and release levels

Search criteria: how do I search for a person?

The search for persons is available via 'Organisation | Search for persons'. Possible search criteria are name, first name and function. Other than that you can also search for persons via organisational unit (in the search for persons and in search for organisational unit (in German)).

Which persons can be searched and found is controlled in HISinOne via different clearance levels of the function of the person and different authorization levels for the roles. Without login in the system, only persons whose function defined as 'public' are displayed. After logging into the system, depending on the role, people whose functions have the clearance level „university-wide“, „employees only“ or „hidden“ can also be found.

Only functions which at the time of the search valid sind will be displayed. Expired and future functions are not displayed.

For the displayed contact data please refer to: Personen suchen | Anzeige von Kontaktdaten (in German)

Reverse search for telephone number

The search for telephone number is only possible after login.

  1. Click under Organisation → Search for persons on „Show all possible criteria“.
  2. You can enter a number in the field 'Phone number' and then click on 'Search'.
    • Attention: Since the number are not always maintained uniformly (with/without space/hyphen), please use the place holder * between the uni code and the rest of the number. For example, 203*12345. Or you can search only for the last digit, which appears after the uni code.

What to do if the in the search displayed the data nicht correct is?

Clearance levels

Clearance levelcomplies with P003 B. Declaration of consent with the entry in the electronic telephone or e-mail directory by the University of Freiburg
publicInternet agreed
university wideInternet not agreed
employee only
hidden
  • Whoever can see the functions of the clearance level 'hidden' can also see 'employee only', 'university wide' and 'public'.
  • Whoever can see the functions of the clearance level 'employee only' can also see 'university wide' and 'public'.
  • Whoever can see the functions of the clearance level 'university wide' can also see 'public'.

Changes via P003 would be automatically updated in HISinOne via the data synchronisation the night after the entry in HIS-SVA.

Übersicht der Funktionen und Freigabestufen

Öffentlich sichtbar sind die Funktionen:

  • Dekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Prodekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • Studiendekan/in (testweise manuell eingepflegt in HISinOne, ohne Kontaktdaten)
  • „gehört zu“ (jede Nacht automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet zugestimmt hat)

Hochschulweit sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Lehrpersonenrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Lehrperson“ haben).
  • „gehört zu“ (automatisch erzeugt durch Datenübernahme aus Personalverwaltung, wenn die Person der Veröffentlichung im Internet nicht zugestimmt hat)

Nur Mitarbeiter sichtbar sind die Funktionen:

  • „hat Personenverwaltungsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Personenverwaltung“ haben)
  • „hat Studiengangskoordinationsrolle“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Studiengangskoordinations“ haben)

Versteckt sind die Funktionen:

  • „verbunden mit“ (jede Nacht automatisch erzeugt für alle Personen, die die Rolle „Extern / Gast“ haben. Zur Funktion werden alle Kontaktdaten übernommen, die bei der Person stehen).
  • Prüfungsausschussvorsitz (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)
  • Sachbearbeitung (zur Dokumentenerzeugung verknüpft)

Zukünftig ist die Pflege weiterer Funktionen denkbar. Über einen Ausbau der Funktionen soll zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden.

Übersicht der Suchberechtigungen nach Rollen

Funktionen mit der Freigabestufe „öffentlich“ können eingesehen werden von:

  • ohne Anmeldung am System (Anonyme Rolle)

Funktionen mit der Freigabestufe „hochschulweit“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „nur Mitarbeiter“ können eingesehen werden von:

Funktionen mit der Freigabestufe „versteckt“ können eingesehen werden von:

Übersicht der Funktionen und Suchberechtigungen als Matrix

x Dekan/in Prodekan/in Studiendekan/in Prüfungsausschussvorsitz hat Lehrpersonrolle Sachbearbeitung hat Personenverwaltungsrolle gehört zu verbunden mit hat Studiengangskoordinationsrolle - -
Anonyme Rolle (nicht angemeldet am System) x x x (x)
Benutzer/innen Administration x x x x x x x x x x
Bewerbungsbearbeitung x x x x x x x x
Bewerbungsmanagement x x x x x x x x
Extern / Gast x x x x x x x x
Gasthörerstudium / Sonstige x x x x x
Lehrperson x x x x x x x x
Leistungsverbuchung x x x x x x x x
Mitarbeiter/in x x x x x x x x
Modulverantwortung x x x x x x x x
Personenverwaltung x x x x x x x x x x
Promovieren x x x x x
Prüfer/in x x x x x x x x
Raumverwaltung x x x x x x x x
Sachbearbeitung Prüfungsamt x x x x x x x x
Studieren x x x x x
STU Senior Management x x x x x x x x
STU Gasthörende Management x x x x x x x x
STU Standard-Management x x x x x x x x
Studienfachberatung x x x x x x x x
Studiengangskoordination x x x x x x x x
Veranstaltungsmanagement x x x x x x x x

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