====== Buchungen SAP ======
Bei dem Bericht „Buchungen SAP“ kann sowohl nach Buchungen einer [[glossar:Kostenstelle]] wie auch nach den Buchungen für ein [[glossar:Projekt]] gesucht werden. Die Auswahl der [[glossar:Kostenstelle]] umfasst dabei auch immer die untergeordneten Kostenstellen sowie die dazugehörigen [[glossar:Projekt|Projekte]].
Mit dem Bericht [[Buchungen SAP kompakt]] steht ein kompakter Bericht für die Einzelbuchungen zu Verfügung. Hier werden zusammengehörige Buchungen zusammengefasst und die Ergebnistabelle auf die wichtigsten Informationen reduziert.
===== Eingabemaske =====
Dabei können folgende Filter gesetzt werden um die Auswahl an angezeigten Buchungen einzugrenzen:
[{{ :superx:dokumentation:berichte:buchungen_sap_m.png?300|Maske des Berichts "Buchungen SAP"}}]
|Haushaltsjahr|Die Standardeinstellung ist das aktuelle Haushaltsjahr. Es können mehrere Haushaltsjahre ausgewählt werden. Durch das Leeren des Filters wird keine Einschränkung beim Haushaltsjahr vorgenommen und alle Buchungen - unabhängig vom Haushaltsjahr - angezeigt. Haushaltsjahr und [[glossar:Buchungsdatum]] können voneinander abweichen.|
|[[glossar:Buchungsdatum|Buchungsdatum (von)]]|Hier wird das [[glossar:Buchungsdatum]] gewählt, ab dem die Buchungen angezeigt werden sollen. [[glossar:Haushaltsjahr]] und [[glossar:Buchungsdatum]] können voneinander abweichen.|
|[[glossar:Buchungsdatum|Buchungsdatum (bis)]]|Hier wird das [[glossar:Buchungsdatum]] gewählt, bis zu dem die Buchungen angezeigt werden sollen. [[glossar:Haushaltsjahr]] und [[glossar:Buchungsdatum]] können voneinander abweichen.|
|[[glossar:Erfassungsdatum|Erfassungsdatum (von)]]|Hier wird das [[glossar:Erfassungsdatum]] gewählt, ab dem die Buchungen angezeigt werden sollen. [[glossar:Haushaltsjahr]] und [[glossar:Erfassungsdatum]] können voneinander abweichen.|
|[[glossar:Erfassungsdatum|Erfassungsdatum (bis)]]|Hier wird das [[glossar:Erfassungsdatum]] gewählt, bis zu dem die Buchungen angezeigt werden sollen. [[glossar:Haushaltsjahr]] und [[glossar:Erfassungsdatum]] können voneinander abweichen.|
|Monat/Periode|Auswahlmöglichkeit für einen oder mehrere Monate bzw. Periode|
|[[glossar:Verantwortungsbereich]]|Um die Buchungen aller Teilprojekten von Verbundprojekten (z.B. SFB) anzeigen zu lassen, wählen Sie hier den entsprechenden Verantwortungsbereich und lassen das Feld „Kostenstelle“ frei.|
|[[glossar:Kostenstelle]]|+ Wenn Sie sich die [[glossar:Budget|Bugetbuchungen]] anzeigen lassen wollen, wählen Sie die übergeordnete [[glossar:Kostenstelle]] mit der Endziffer "0".\\ + Bei der Auswahl einer [[glossar:Kostenstelle]] werden standardmäßig die untergeordneten [[glossar:Kostenstelle|Kostenstellen]] sowie die dazugehörigen [[glossar:Projekt|Projekte]] mit ausgewählt. Mit einem Wechsel zu der Sicht [[glossar:Kostenstelle ohne untergeordnete Kostenstellen]] können auch Kostenstellen ausgewählt werden ohne, dass damit die untergeordneten Kostenstellen und Projekte mit ausgewählt werden.\\ + Wenn Sie eine Auswertung für eine Kostenstelle in der Vergangenheit durchführen, gleichen Sie den [[Glossar:Stand der Kostenstelle]] an den Abfragezeitraum an. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um veraltete Kostenstellennummern handelt \\ + Wenn Sie sich nur ein [[glossar:Projekt]] anzeigen lassen wollen, können Sie die Felder [[glossar:Kostenstelle]] und [[glossar:Fonds]] freilassen und nur das Feld [[glossar:Projekt]] verwenden.|
|[[Glossar:Fonds]]|Wenn Sie sich nur ein [[glossar:Projekt]] anzeigen lassen wollen, können Sie die Felder [[glossar:Kostenstelle]] und [[glossar:Fonds]] freilassen und nur das Feld [[glossar:Projekt]] verwenden.|
|[[glossar:Projektdefinition]]|Möglichkeit alle [[glossar:Projekt|Projekte]] einer [[glossar:Projektdefinition]] auszuwählen.|
|[[glossar:Projekt]]| Sie können ein oder mehrere [[glossar:Projekt|Projekte]] auswählen. \\ Wählen Sie die Einstellung "nur Buchungen ohne Projektbezug", wenn Sie ausschließlich die Buchungen direkt auf der [[glossar:Kostenstelle]] sehen wollen.|
|Betrag von|Hier kann ein Minimalbetrag angegeben werden, ab dem die Buchungen angezeigt werden sollen.|
|Betrag bis|Hier kann ein Maximalbetrag angegeben werden, bis zu dem die Buchungen angezeigt werden sollen.|
|[[Glossar:Belegnummer]]|Möglichkeit nach einer Belegnummer zu suchen. Bitte geben Sie die [[glossar:Kostenstelle]] oder das [[glossar:Projekt]] an, in der/dem Sie suchen möchten.|
|[[glossar:Einkaufswagennummer]]|Möglichkeit nach SAP-SRM Einkaufswagennummer zu suchen. Bitte geben Sie die [[glossar:Kostenstelle]] oder das [[glossar:Projekt]] an, in der/dem Sie suchen möchten.|
|[[glossar:Rechnungsnummer]]|Möglichkeit nach einer [[glossar:Rechnungsnummer]] zu suchen. Bitte geben Sie die [[glossar:Kostenstelle]] oder das [[glossar:Projekt]] an, in der/dem Sie suchen möchten.|
|Kommentar|Möglichkeit das Kommentarfeld zu durchsuchen. Bitte geben Sie die [[glossar:Kostenstelle]] oder das [[glossar:Projekt]] an, in der/dem Sie suchen möchten.|
|[[glossar:Sachkonto]]|[[glossar:Sachkonto]]|
|Kommentar|Möglichkeit das Kommentarfeld zu durchsuchen. Hierbei kann auch nach einzelnen Wörtern oder Wortteilen aus dem Kommentarfeld gesucht werden.|
|[[glossar:Kreditor/Debitor]]|Möglichkeit nach Name oder Nummer des [[glossar:Kreditor/Debitor]] zu suchen.|
|*Sortierung nach|Bei der Sortierung der Ergebnistabelle kann zwischen der Sortierung nach [[Glossar:Belegnummer]] (Standarteinstellung), der Sortierung nach [[Glossar:Buchungsdatum]] und der Sortierung nach [[glossar: Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]] gewählt werden. Bei der Sortierung nach [[Glossar:Belegnummer]] werden Buchungen, die zu einem Vorgang gehören in der Ergebnistabelle untereinander aufgelistet. (Pflichtfeld)|
|*Filter Buchungen|Dieser Filter ermöglicht es, aus der Vielzahl an Buchungen nur die relevanten Buchungen anzuzeigen; also Buchungen die zu [[glossar:Ausgaben]], [[glossar:Obligo|Obligos]] (z.B. [[glossar:Mittelbindung|Mittelbindungen]], offene [[Glossar:Rechnung|Rechnungen]], offene [[glossar:Bestellung|Bestellungen]]), [[Glossar:Einnahme IST]] oder [[Glossar:Einnahme SOLL]] führen, sowie [[glossar:Budget|Budgetbuchungen]]. \\ [[Glossar:Rechnung|Rechnungen]], [[glossar:Bestellung|Bestellungen]] und [[glossar:Mittelbindung|Mittelbindungen]], die wieder vollständig abgebaut wurden, erscheinen bei der voreingestellten Filtersetzung „alle relevanten Buchungen“ nicht. Mit der entsprechenden Einstellung können [[glossar:Ausgaben]], [[Glossar:Einnahme IST]], [[Glossar:Einnahme SOLL]], [[glossar:Obligo|Obligos]] und [[glossar:Budget|Budgetbuchungen]] direkt angezeigt werden. Mit der Filtersetzung „alle Buchungen“ werden alle vorhandenen Buchungen angezeigt, inklusive der [[glossar:Bestellung|Bestellungen]], [[Glossar:Rechnung|Rechnungen]] und [[glossar:Mittelbindung|Mittelbindungen]], die durch eine Folgebuchung (z.B. [[glossar:Betragsart]] „Abbau“ oder „Anpassung durch Folgebeleg“) wieder vollständig abgebaut wurden. (Pflichtfeld)|
|[[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]]|Möglichkeit nach [[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]] zu filtern.|
|[[glossar:statistische Buchungen|mit statistischen Buchungen]]|Möglichkeit sich auch statistische Buchungen (z.B. Abschreibungsbuchungen AFA) und bei steuerpflichtigen Projekten die Steuerbuchungen ( Umsatzsteuer und Vorsteuer) anzeigen zu lassen.|
Sie wollen sich nur die Buchungen der [[glossar:Kostenstelle]] anzeigen lassen? Wählen Sie die [[glossar:Kostenstelle]], den entprechenden [[glossar:Fonds]] und im Feld "Projekt" die Einstellung **"nur Buchungen ohne Projektbezug"**.
Bitte achten Sie darauf, dass sich die gewählten Filtereinstellungen nicht widersprechen. Wenn sie beispielsweise das [[glossar:Haushaltsjahr]] "2016" einstellen und das Datum (bis) auf "31.12.2015" setzen, erhalten Sie höchstwahrscheinlich kein Ergebnis.
Um die [[glossar:Budget|Budgetbuchungen]] einer [[glossar:Kostenstelle]] angezeigen zu lassen, wählen Sie bitte die übergeordnete [[glossar:Kostenstelle]] mit der Endziffer 0 aus.
===== Ergebnistabelle =====
In der Ergebnistabelle werden die den Filterkriterien entsprechenden Buchungen aufgelistet. Folgende Informationen werden zu den Buchung ausgegeben:
[{{:superx:dokumentation:berichte:buchungen_sap_e.png?1200|Ergebnistabelle des Berichts "Buchungen SAP"}}]
|Filter|In dieser Spalte wird angezeigt, ob es sich bei der Buchung um eine [[glossar:Ausgabe]], ein [[glossar:Obligo]], eine [[glossar:Einnahme IST]], eine [[glossar:Einnahme SOLL]], oder eine [[glossar:Budget|Budgetbuchung]] handelt. Bei der Filtereinstellung „alle Buchung“ werden auch Buchungen angezeigt, die vollständig wieder abgebaut wurden und keinen Einfluss auf den [[glossar:Kontostand]] haben. In diesen Fällen ist in der Spalte Filter eine „0“ zu finden.|
|[[glossar:Haushaltsjahr|HH-Jahr]]|[[glossar:Haushaltsjahr]] auf das sich die Buchung bezieht. Dieses kann auch von dem im [[glossar:Buchungsdatum]] genannten Jahr abweichen.|
|[[glossar:Buchungsdatum|BuDat]]|Das [[glossar:Buchungsdatum]] gibt Auskunft über den Zeitpunkt der Buchung|
|[[glossar:belegnummer|BelegNr]]|Buchungen die zum gleichen Vorgang gehören werden mit der gleichen [[glossar:Belegnummer]] versehen. Ändert sich im Prozess die [[glossar:Belegnummer]], wird die Nummer des Vorgängerbelegs in der Spalte „VorgängerBelegNr“ angezeigt. Sofern vorhanden wird die [[glossar:Belegnummer]] um die [[glossar:Positionsnummer]] ergänzt|
|VorgängerBelegNr|Ändert sich im Prozess die [[glossar:Belegnummer]], wird die Nummer des Vorgängerbelegs in der Spalte „VorgängerBelegNr“ angezeigt.|
|[[Glossar:Werttyp]]|Der [[glossar:Werttyp]] gibt an, um welche Art der Buchung es sich handelt.|
|[[Glossar:betragsart|Betrags-]]/[[Glossar:Budgetart]]|Bei den Werttypen [[glossar:Mittelbindung]], [[glossar:Banf]], [[glossar:Bestellung]], [[glossar:Rechnung]], [[glossar:Zahlung]] und [[glossar:Umbuchung]] wird die [[Glossar:Betragsart]] angezeigt, bei [[glossar:Budget|Budgetbuchungen]] die [[Glossar:Budgetart]].|
|Betrag|Höhe des Betrags der Buchung. \\ Bitte [[glossar: Vorzeichen]] beachten: Bei [[glossar:Zahlung|Zahlungen]] und [[glossar:umbuchung|Umbuchungen]] drückt ein positiver Betrag einen Geldausgang aus, ein negativer Betrag einen Geldeingang. Bei [[glossar:Budget|Budgetbuchungen]] drückt ein positiver Betrag einen vorhandenes Budget aus, ein negativer Betrag ein Defizit.|
|[[glossar:Kommentarfeld|Kommentar]]| Im [[glossar:Kommentarfeld]] stehen weitere Informationen zu den Buchungen.|
|[[glossar:Kreditor/Debitor|Kreditor/Debitor-Nr]]| Nummer des [[glossar:Kreditor/Debitor|Kreditors bzw. Debitors]].|
|[[glossar:Kreditor/Debitor]]|Name des Zahlungspartners. Der Hinweis "Gesperrt" an dieser Stelle kommt in der Regel dadurch zustande, dass der [[glossar:Kreditor/Debitor]] mehrfach angelegt wurde und ist lediglich ein interner Hinweis zur Datenpflege - die Buchungen wurden vollständig durchgeführt.|
|[[glossar:Rechnungsnummer]]|[[glossar:Rechnungsnummer]]|
|[[glossar:Dokumenteabruf|Rechnung anzeigen]]|Sofern Rechnungen in digitaler Form (X-Rechnung, PDF-Rechnung, eingescannte Rechnung) vorhanden sind, können diese über SuperX aufgerufen werden. Durch ein Klicken auf "Rechnung" werden Sie zum Rechnungsdokument weitergeleitet (im Falle einer X-Rechnung zur HTML-Visualisierung).|
|[[glossar:Dokumenteabruf|Dokumente abrufen]]|Sofern Rechnungsdokumente in digitaler Form (X-Rechnung, PDF-Rechnung, eingescannte Rechnung) vorhanden sind, können diese und weitere Dokumente über SuperX aufgerufen werden. Durch ein Klicken auf "alle Dokumente" werden Sie zu einer Übersicht weitergeleitet in der alle Dokumente zu der Rechnungsnummer aufgelistet und verlinkt sind.|
|[[Glossar:Sachkonto]]|Nummer des [[Glossar:Sachkonto|Sachkontos]].|
|[[Glossar:Sachkonto]] Bez|ehemals Kostenart|
|[[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]]|Nummer der [[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]]|
|[[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]] Bez|Bei Drittmittelprojekten werden die vom Geldgeber nachgefragten [[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Arten]] angegeben (über den [[glossar:Fonds]] abgeleitet). Ist keine [[glossar:Einnahme- und Ausgabearten|Einnahme-/Ausgabe-Art]] hinterlegt so erscheint der Hinweis "0000 - ohne Zuordnung E-/A-Art".|
|[[glossar:Topfinanzposition]]|Nummer der [[glossar:Topfinanzposition]]|
|[[glossar:Topfinanzposition]] bez|Die [[glossar:Topfinanzposition]] fasst [[glossar:Sachkonto|Sachkonten]] zu übergeordneten Kategorien zusammen.|
|[[glossar:Kostenstelle]]|Nummer der [[glossar:Kostenstelle]]|
|[[glossar:Kostenstelle]] Bez|Bezeichnung der [[glossar:Kostenstelle]]|
|[[glossar:Fonds]]|Nummer des [[glossar:Fonds]]|
|[[glossar:Fonds]] Bez|Bezeichnung des [[glossar:Fonds]]|
|[[glossar:Projektdefinition|ProjektDef]]| Nummer der [[glossar:Projektdefinition]]|
|[[glossar:Projekt]]| Nummer des [[glossar:Projekt|Projekts]]. Handelt es sich um eine Buchung ohne Projektbezug wird als Platzhalter die Zahl „1000“ vergeben.|
|[[glossar:Projekt]] Bez| Bezeichnung des [[glossar:Projekt|Projekts]]|
|[[Glossar:Begründung der Beschaffung]]|Bei Bestellungen über [[http://www.zuv.uni-freiburg.de/service/sap|SAP-SRM]] besteht die Möglichkeit in dem Freitextfeld „[[Glossar:Begründung der Beschaffung]]“ Informationen anzugeben, die dann in SuperX angezeigt wird.|
|[[Glossar:Einkaufswagennummer]]| Um eine bessere Möglichkeit zum Abgleich mit [[http://www.zuv.uni-freiburg.de/service/sap|SAP-SRM]] zu haben, wird in SuperX die [[Glossar:Einkaufswagennummer]] angegeben.|
|[[glossar:Steuerkennzeichen]]| Die [[glossar:Steuerkennzeichen]] liefern einen Hinweis auf den zu Grunde gelegten Umsatzsteuersatz.|
|[[glossar:Belegdatum|BelDat]]|Das [[glossar:Belegdatum]] ist das Datum des betreffenden Geschäftsvorfalls. Bei Rechnungen entspricht dies beispielsweise dem Rechnungsdatum.|
|[[glossar:Erfassungsdatum|ErfDat]]| Das [[glossar:Erfassungsdatum]] ist der Tag an dem die jeweilige Buchung ins System eingetragen wurde.|
**Achtung [[glossar:Vorzeichen]]!**\\ Bei [[Glossar:Einnahme Ist]], [[Glossar:Einnahme Soll]], [[glossar:Obligo]] und [[glossar:Ausgaben]] bedeutet ein negatives Vorzeichen einen Geldeingang, während ein positives Vorzeichen einen Geldausgang ausdrückt. Bei [[glossar: Budget|Budgetbuchungen]] bedeutet ein positives Vorzeichen ein vorhandenes Geld, während ein negatives Vorzeichen ein Defizit ausdrückt.
Ob ein Betrag tatsächlich gezahlt wurde erkennt man an dem [[glossar:Werttyp]] "Zahlung" und an der [[glossar:Betragsart]] "gezahlt". Auch bei Buchungen mit dem [[glossar:Werttyp]] "[[glossar:Umbuchung]]" und der [[glossar:Betragsart]] "original" ist die Zahlung tatsächlich erfolgt - in diesem Fall innerhalb der Universität.
Nach dem Excel-Export haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten zum Editieren und Formatieren. Hier finden Sie ein paar {{:superx:dokumentation:berichte:excel-trick_aufsummieren_von_buchungen.pdf|Excel-Tipps}}.
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