Einführung neuer Kostenstellen zum 01.01.2014, Koordinationsseite des Rechenzentrums

Die Verwaltung der Universität Freiburg plant im Vorfeld der SAP-Einführung die Einführung neuer Kostenstellen zum 01.01.2014. Die bisherigen 6-stelligen Kostenstellen werden durch neue 10-stellige numerische Kostenstellen ersetzt.

Da von der Umstellung auch verschiedene Systeme des Rechenzentrums betroffen sind, müssen zahlreiche Umstellungsarbeiten koordiniert werden. Auf dieser Wiki-Seite werden dazu alle notwendigen Informationen für das Rechenzentrum dokumentiert, die Arbeiten koordiniert und offene Fragen gesammelt. Die Seite ist öffentlich, damit sich auch andere Einrichtungen der Universität Freiburg mit dem Rechenzentrum abstimmen können. Die Seite soll die Projektarbeit des federführenden Dezernats 1 ergänzen und ist fokusiert auf den Teilaspekt der Systeme des Rechenzentrums.

Hinweis: Leider funktioniert die automatische Benachrichtigung bei Seitenänderungen im diesem Wiki aktulell nicht. Thema ist bekannt - Behebung scheitert aktuell an mangelnden Ressourcen. Workaround: Thomas Mann schickt bei major changes push mail an mitarbeiter@rz plus sonstige Interessierte, die sich bei ihm melden.

umsetzung_kostenstellen_18112013.xlsx Die Umsetzung der alten und neuen Kostenstellen ist im COB-Echtsystem am 18.11.2013 erfolgt Die Bezeichnung Profit Center (PC) wurde durch Verantwortungsbereich (VB) ersetzt. Die Umsetzungstabelle wurde aktualisiert. Bei Fragen bitte an Frau Schill (tanja.schill@zv.uni-freiburg.de; 4199) wenden.

• Zieltermin der Umstellung 1.1.2014
• Neues Kostenstellenformat: 10-stellig numerisch
• Ebenfalls betroffen: Buchungsabschnitte
• Im Prinzip 1:1-Umstellung der alten 6 stellige-Kostenstellen auf neue 10-stellige Kostenstellen, aber völlig neue Systematik (d.h. ohne Umsetzungstabelle kann kein Zusammenhang zwischen alter und neuer Kostenstelle hergestellt werden). Zusätzlich werden neue übergeordnete Kostenstellen (Verantwortungsbereich) angelegt. Diese sind nicht bebuchbar. Sie können aber zur Rechtevergabe verwendet werden.
• Kostenstellentexte dürfen wegen SAP nur 20 bzw. 40 Stellen haben. Jetzige Texte bleiben erst mal erhalten, ggf. in 2014 Kürzung. Es wird aber dann in diesem Fall eine zentrale Langtextliste geben.
• Umsetzungs-Tabelle der Kostenstellen sollte in den nächsten Tagen zur Verfügung stehen (Stand 2013-10-15). Siehe oben
• Es gibt ein COB-Testsystem aus dem bei Bedarf Testexporte erzeugt werden können. Bei Bedarf bei Christoph Litz melden.
• Der Baum ist mit der Version 2013-11-18 wieder ein echter Baum, siehe 2013-11-18_neue_kostenstellen_ab_2014-01-01.pdf

erlaeuterung_kostenstellen.doc

System, Ansprechpartner für Kostenstellenumstellung, 10 Stellen ok , vorhandene Textfelder (maximale Länge)

• HIS-LSF, Michael Stader
  • Keine Verküpfungen über Kostenstellen (ausser Import externe Prozessbeteiligte an HISinOne)
  • Anzeige von Kostenstellen im Einrichtungsbaum und bei Deputatsbescheinigungen
  • 2013-11-20 entschieden: Umstellung auf neue Kostenstellen erst im Laufe des Januar 2014, da nur Anzeigefunktion oder für Import in HISinOne relevant (Import erfolgt manuell bei Bedarf - kann also im Laufe des Januar abgestimmt werden)
• HIS-SOS, Stefan Nagy,
  • Kostenstellen werden nicht geführt
• HIS-POS, Volker Kaufmann
• HISinOne, Volker Kaufmann, , Kurztext (>100), Standardtext (>100), Langtext (>100)

• UniCard, Stefan Nagy
  • Kostenstellen werden nur auf dem Kopierantrag erfasst und im Rektorat auf einen Kopierschlüssel umgewandelt
• LDAP, Bernd Willmann
• MyAccount, Randolph Welte
• ADS, Matthias Scharring

Sofern weitere Systeme betroffen sind, bitte hier ergänzen

Gegebenenfalls sind für das RZ Anpassungen im Datenaustausch notwendig

System, Abteilung

• HIS-COB, D1
• HIS-IVS, D1
• HIS-MBS, D1
• HIS-KBS, D1
• HIS-SVA, D1
• HIS-BAU, D1
• web-to-print, MW
• Stellenbörse, KRZ
• Telefonabrechnung, D5
• Kopierwesen, D5
• SuperX, D1
• Siport, D4
• KRZ-LDAP, KRZ
• Softwareshop der Universität (Asknet AG Karlsruhe), RZ (Detlev Degenhardt)
• LBV-Schnittstelle, D1
• UB?
• zuv-webseite MW

Sofern weitere Systeme betroffen sind, bitte hier ergänzen

• 27.09.2013 Koordinationsseite RZ aufgesetzt
• …
• … UniCard-Webseite und Anträge müssen aktualisiert werden.
• 01.01.2014 Umstellung beendet

• 40 Zeichen werden als Kostenstellentext in vielen Systemen nicht ausreichen, es sollte an einer Stelle eine zentrale Datei mit Langtexten >40 Zeichen gepflegt werden, die allen System zur Verfügung gestellt wird. Aus Sicht des RZ sollte diese Datei vom D1 gepflegt und bereitgestellt werden. Ja, diese Tabelle wird von D1 erstellt und gepflegt (im Laufe 2014).

• MyAccount ermittelt über die Kostenstelle die Fakultät (inkl. Umsetzung Kostenstelle 12xxxx ⇒ Fakultät 10). Frage: wird aus der neuen Kostenstellenummer die Fakultät eindeutig erkennbar sein?

ja, die Fakultät steht an zweiter und dritter Stelle. Erste Stelle=1 bedeutet Kostenstelle einer Fakultät. Die 10. Fakultät ist wieder immer 10er-Kreis, also 110xxxxxxx.

• Kann das Rektorat bei der Vergabe der Kopierschlüssel mit den längeren Kostenstellen umgehen?