Datenerfassung für Promotionsinteressierte (DOC501)

English version: Enter data for PhD candidiates (DOC501)

• Starten Sie, indem Sie unter „Service“ → „Anträge“ einen „Neuen Antrag erfassen“.
• Es öffnet sich die Maske „Antrag erfassen und bearbeiten“.
• Bitte beachten Sie, dass man bei der Erstellung des Antrages die von Ihnen getätigten Eingaben nicht zwischenspeichern kann, sondern erst final mit dem Versenden des Antrages.
  
  

  

  
  

• Klicken Sie in das Auswahlfeld und wählen aus dem Drop-Down die Fakultät, an welcher Sie planen Ihre Promotion durchzuführen.
  
  

  

  
  

• Es öffnet sich der Bereich „Fach“. Tragen Sie im Auswahlfeld „Promotionsfach“ Ihr Promotionsfach, wie mit Ihrer Erstbetreuungsperson vereinbart, ein. Es erscheint über die Typeahead- oder Vorschlagsfunktion Ihr Promotionsfach.
• Unter folgendem Link finden Sie die Liste aller Promotionsfächer der Albert-Ludwigs-Universität. (Link zu Promotionsfächer ergänzen).
• Alternativ klicken Sie auf den blauen Pfeil hinter dem Suchfeld „Promotionsfach“. Es öffnet sich eine neue Seite mit der Suchmaske zu Ihrem Promotionsfach.
  
  

  

  
  
  

• Im nächsten Schritt benötigen Sie die Angabe Ihrer Betreuungsperson in dem Bereich „Fach“. Tragen Sie im Auswahlfeld „Betreuungsperson“ Ihre Erstbetreuungsperson ein. Diese erscheint über die Typeahead- oder Vorschlagsfunktion.
• Alternativ finden Sie Ihre Betreuungsperson über den blauen Pfeil.
  
  

  

  

  
  

• Es öffnet sich die Seite mit der Suchmaske zu Ihrer Betreuungsperson, wo Sie über verschiedene Detailangaben (1.-5.) Ihre Betreuungsperson filtern können.
• Bestätigen Sie Ihre Betreuungsperson mit dem blauen Pfeil (6.).
  
  

  

  

• Erfassen Sie Ihre Hochschulzugangsberechtigung (HZB), bspw. das Abitur.
• Haben Sie bereits Ihre HZB erfasst, so sollte Ihnen diese hier angezeigt werden. Falls Ihre Daten nicht korrekt sein sollten, vermerken Sie dies bitte im Kommentarfeld am Ende des Antrags.
• Sollten Sie noch keine Daten zu Ihrer HZB an der Universität Freiburg hinterlegt haben, so klicken Sie bitte auf das Symbol mit dem + (Hochschulzugangsberechtigung erfassen).
  
  

  

  

  
  

• Nun öffnet sich das Fenster Hochschulzugangsberechtigung erfassen.
• Bitte tragen Sie hier die Daten ein, welche Ihren erstmaligen Zugang zu einer deutschen Hochschule ermöglicht haben. Auch hier sind die mit *-Sternchen markierten Felder Pflichtfelder. Das kleine gibt eine Hilfestellung, falls Sie Ihre passende Antwort nicht im DropDown finden konnten oder sich unsicher sind.
  1. In welchem Jahr haben Sie die Hochschulreife absolviert.
  2. In welchem Land haben Sie die HZB erworben.
  3. Wenn Sie Deutschland gewählt haben, geben Sie den Landkreis an.
  4. Auf welche Art haben Sie die HZB erworben.
  5. Wenn Sie mögen, ergänzen Sie Ihre Note.
  6. Haben Sie alle Daten erfasst, so bestätigen Sie bitte mit Speichern.
     
     

     

• Erfassen Sie hier Ihre Daten zu Ihrer ersten Einschreibung an einer Hochschule.
  1. Wählen Sie das Land, in welchem Sie Ihre Ersteinschreibung vollzogen haben.
  2. Wenn Sie Deutschland gewählt haben, geben Sie die Ersthochschule an.
  3. Wählen Sie, ob Ihr Erstsemester ein Sommersemester (April - September) oder ein Wintersemester (Oktober - März) war.
  4. Wählen Sie das Jahr, in welchem Sie sich erstmalig an einer Hochschule eingeschrieben haben.
     
     

     

     
     

• Lassen Sie das Feld leer, außer Sie waren bereits zu einem früheren Zeitpunkt an einer anderen deutschen Hochschule formell als Doktorand*in angenommen. Dann wählen Sie das Datum Ihrer Erstregistrierung als Doktorand*in in Deutschland.
  
  

  

  
  
  

• Sind von Ihnen eine oder ggf. mehrere Abschlussprüfungen im System erfasst, so sollten Ihnen diese hier unter „Zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung“ angezeigt werden. Bspw. wenn Sie Ihren Master an der Universität Freiburg absolviert haben.
  1. Wählen Sie Ihre zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung im Dropdown aus.
  2. Sollten Sie diese noch nicht hinterlegt haben, so klicken Sie bitte auf das Symbol mit dem + (Studienverlauf mit Abschlussprüfung erfassen).
     
     

     

• Es öffnet sich eine neue Maske mit der Bitte „Studienverlauf mit Abschlussprüfung erfassen“.
• Erfassen Sie hier die erforderlichen Details zu Ihrem/n Abschluss/Abschlüssen an einer Hochschule, welcher Sie zur Promotion berechtigt.
  1. Wählen Sie das Land, in welchem Sie Ihren Abschluss erlangt haben, welcher Sie zur Promotion berechtigt.
  2. Wählen Sie den Namen (Ihrer) Hochschule aus, wenn Sie unter 1. Deutschland ausgewählt haben.
  3. Wenn Sie wollen, geben Sie Ihre Matrikelnummer ein.
  4. Wählen Sie Ihr Abschlussziel, also auch den Titel Ihres erlangten Abschlusses oder die Art des Abschlusses, z. Bsp. „Master an Unis Abschlussprfg. vorausgesetzt“.
  5. Wählen Sie Ihre Studienform, welche Sie zur Promotion berechtigt, bspw. „konsekutiver Master“.
  6. Tragen Sie das Datum der offiziellen Feststellung des Gesamtergebnisses ein. Falls dieses Abschlussdatum nicht vorliegt, kann hilfsweise das Datum des Prüfungszeugnisses eingetragen werden.
  7. Tragen Sie das Semester Ihres Abschlusses ein (Sommersemester (April-September) oder Wintersemester (Oktober-März)).
  8. Tragen Sie das Jahr Ihres Abschlusses ein. ( Bsp.: für den Abschluss Februar 2022, bitte Wintersemester 2021 eintragen.)
  9. Wählen Sie den Status Ihres Abschlusses („bestanden“) aus.
  10. Die Angaben zur ECTS-Grade und Note sind freiwillig.
  11. Wenn Sie wollen, geben Sie Ihre ECTS-Grade und Ihre Note ein.
  12. Wählen Sie bitte nochmals, ob Ihr Abschluss im Sommer- oder Wintersemester (April-September und Oktober bis März) erfolgt ist.
  13. Tragen Sie erneut das Jahr des Abschlusses ein.
  14. Tragen Sie das Studien-Fach Ihres zur Promotion berechtigten Abschlusses ein.
  15. Wenn Sie wollen, geben Sie die Summe Ihrer Fachsemester (F.-Sem.) an.
  16. Mit dem blauen Mülleimer, wird diese Zeile unwiderruflich gelöscht.
  17. Möchten Sie einen weiteren „externen Studiengang hinzufügen“, so bestätigen Sie auf dem . Es öffnet sich eine zweite Maske zum Erfassen eines weiteren relevanten Studienabschlusses (s. Punkt 4-11).
  18. Möchten Sie einen weiteren „externen Studienverlauf hinzufügen“, so bestätigen Sie auf dem . Es öffnet sich eine zweite Zeile zum Erfassen eines weiteren relevanten Studienfaches (s. Punkt 14-17).
  19. Haben Sie alle Daten erfasst, so bestätigen Sie mit Speichern.
      
      

      

      

• Laden Sie die nun noch ausstehenden und geforderten Nachweise/Dokumente hoch. Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder. Bitte verwenden Sie die Formate jpg, png oder pdf (1.- 4.).
• Gibt es noch etwas, was wir bezüglich Ihrer Anmeldung wissen sollten, dann schreiben Sie es gerne in das Kommentarfeld (5.).
  
  

  

  
  
  

• Haben Sie alle Daten auf Richtigkeit sorgfältig geprüft, so bestätigen Sie dies bitte mit einem Klick in das vorgesehene Feld am Ende des Dokumentes.
• Nachdem Sie den Haken für die Richtigkeit Ihrer Angaben gesetzt haben, erscheint das Feld „Antrag abgeben“. Mit einem Klick hierauf reichen Sie den Antrag auf Promotion ein.
  
  

  

  

• Sie haben alle erforderlichen Angaben gemacht und erhalten vom System eine Bestätigung!
  
  

1. Unter „Service → Anträge → Promotion“ können Sie
2. „Meine abgegebenen Anträge“ jederzeit einsehen.
   
   

• Q: Ich kann meine Betreuungsperson nicht finden?
• A: Gehen Sie im Bereich Fach zu dem Feld „Betreuungsperson“ und geben den Namen Ihrer Betreuungsperson ein. Die Typeahead Funktion zeigt Ihnen die passenden Ergebnisse. Sollten Sie hier nicht erfolgreich sein, so können Sie über den blauen Pfeil eine detailliertere Suche starten. Falls Sie dennoch Ihre Erstbetreuungsperson nicht finden konnten, so wählen Sie über die Typeahead- oder Vorschlagsfunktion bitte „Betreuungsperson nicht gefunden“.
  
  
• Q: Was bedeutet HZB?
• A: Die Hochschulzugangsberechtigung (HZB) ist derjenige Schulabschluss, der Sie für die Promotion und das Studium qualifiziert.
  
  
• Q: Wann findet das Sommer- und wann das Wintersemester statt?
• A: Das Sommersemester findet jeweils von April bis September statt. Das Wintersemester geht von Oktober bis März.
  
  
• Q: Muss ich ein Datum für die Erstregistrierung als Doktorand*in in Deutschland eintragen?
• A: Sie müssen nur dann ein Datum für die Erstregistrierung als Doktorand*in eintragen, wenn Sie jemals an einer anderen deutschen Hochschule formell als Doktorand*in angenommen wurden. In dem Fall geben Sie bitte das frühere Annahmedatum an. Ansonsten brauchen Sie bei der Erstregistrierung als Doktorand*in in Deutschland nichts angeben.
  
  
• Q: Was ist eine zur „Promotion berechtigende Abschlussprüfung“?
• A: Die zur Promotion berechtigende Abschlussprüfung ist der voran gegangene bestandene Abschluss, der Sie zur Promotion berechtigt. Dies kann ein Master, ein Diplom oder bspw. auch ein Staatsexamen, etc., sein.
  
  
• Q: Wann muss ich einen Studiengang (externe Leistung) erfassen?
• A: Es muss nur dann ein Studiengang oder eine externe Leistung erfasst werden, wenn es noch keinen zur Promotion berechtigenden Abschluss von Ihnen im HISinOne gibt.
  
  
• Q: Was ist eine „externe Leistung“?
• A: Eine externe Leistung bezeichnet diejenige Leistung, welche Sie zur Promotion berechtigt. Also bspw. ein Masterabschluss, ein Diplom oder anderes, was Sie erfolgreich absolviert haben.
  
  
• Q: Was tue ich, wenn ich nach dem Versenden meines Antrages eine wichtige Änderung vorzunehmen habe?
• A: Gibt es wichtige Gründe zur weiteren Bearbeitung des Antrages, so wenden Sie sich bitte mit einem Ticket an das Campus Management Team (cmp@rz.uni-freiburg.de) oder für fachspezifische Änderungen an Ihre/n Ansprechpartner/in der Fakultät (https://www.uni-freiburg.de/universitaet/fakultaeten-einrichtungen).
  
  
• Q: Wo finde ich meine eingereichten Anträge?
• A: Die eingereichten Anträge befinden sich unter „Service“ → „Anträge“ → „Promotion“ → „Meine abgegebenen Anträge“