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webmail [2009/09/10 19:25] – angelegt mk838 | webmail [2012/06/25 19:18] – ae1014 | ||
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- | ====== Webmail ====== | + | ====== |
Zum Mailserver gibt es einen einfachen Zugriff mittels Webmail-Interface. Mit dieser Webmail-Zugriffsmöglichkeit können Sie von überall in der Welt (Internetanschluss vorausgesetzt) auf Ihre E-Mails auf dem zentralen Mailserver der Universität Freiburg zugreifen. | Zum Mailserver gibt es einen einfachen Zugriff mittels Webmail-Interface. Mit dieser Webmail-Zugriffsmöglichkeit können Sie von überall in der Welt (Internetanschluss vorausgesetzt) auf Ihre E-Mails auf dem zentralen Mailserver der Universität Freiburg zugreifen. | ||
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Sie geben dazu in ihrem Web-Browser (z.B. Firefox, Internet Explorer usw.) die Adresse: | Sie geben dazu in ihrem Web-Browser (z.B. Firefox, Internet Explorer usw.) die Adresse: | ||
- | **https:// | + | **%%https:// |
an, wobei Sie domain durch Ihre Maildomain ersetzen, z.B. jura, romanistik, physik etc. | an, wobei Sie domain durch Ihre Maildomain ersetzen, z.B. jura, romanistik, physik etc. | ||
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{{email: | {{email: | ||
- | Unter Ordner findet man die Übersicht über die Ordner/ | + | Unter Ordner findet man die Übersicht über die Ordner/ |
{{email: | {{email: | ||
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Hinweis: unter ' | Hinweis: unter ' | ||
- | + | ===== Neu: E-Mail | Kontakt | Gruppe | Notiz ===== | |
- | Neu: Email Kontakt | ||
- | Email: Email verfassen und senden | + | * E-Mail: E-Mail |
+ | * Kontakt: Kontakt anlegen | ||
+ | * Gruppe: Gruppe anlegen für einen contact folder (Adressbuch) | ||
+ | * Notiz: Notiz verfassen (der Ordner ' | ||
- | Kontakt: Kontakt anlegen | + | ===== Einstellungen: Allgemein | Kennwort | Ordner | E-Mail verfassen | Kontakte | Sichere E-Mail ===== |
- | Gruppe: Gruppe anlegen für einen contact folder (Adressbuch) | ||
- | Notiz: Notiz verfassen (der Ordner | + | * Allgemein: Einstellungen bzgl. Sprache, [[Layout]] und Zeichensatz |
+ | * Kennwort: Passwort ändern ist hier normalerweise nicht möglich, dazu bitte https:// | ||
+ | * Ordner: [[Löscheinstellungen]], | ||
+ | * E-Mail verfassen: Absender-Einstellungen, | ||
+ | * Kontakte: festlegen des Hauptadressbuchs und des Hauptkontaktordners | ||
+ | * Sichere E-Mail: Mails signieren und verschlüsseln | ||
- | Einstellungen: Allgemein | + | ===== E-Mail-Kontrolle: Ferienbenachrichtigung | Weiterleitung | Regeln ===== |
- | Allgemein: Einstellungen bzgl. Sprache, Layout | + | * Ferienbenachrichtigung |
- | Kennwort: Passwort ändern ist hier normalerweise nicht möglich, dazu bitte https://myAccount.uni-freiburg.de | + | Sie können über die Webmail-Oberfläche Communigate Pro eine automatische Ferienbenachrichtigung einrichten. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser die Adresse |
- | Ordner: Löscheinstellungen, Ordneranzeige, Nachrichtenanzeige. | + | Unter dem Menüpunkt " |
- | Email verfassen: Absender-Einstellungen, Signatur. Ordner festlegen, in die die gesendeten Emails, die Notizen und die Entwürfe gespeichert werden sollen | + | * Regeln: Mails nach bestimmten Kriterien filtern, z.B. Spam, Mailinglisten, Systemmeldungen |
- | Kontakte: festlegen des Hauptadressbuchs und des Hauptkontaktordners | + | ===== Zum Umgang mit E-Mail-Accounts von abwesenden oder nicht ansprechbaren Mitarbeitern/ |
- | Sichere Email: Mails signieren | + | **Problemstellung:** |
+ | Zahlreiche Geschäftsprozesse an der Hochschule werden inzwischen per E-Mail abgewickelt, | ||
+ | Doch was passiert, wenn der/die Inhaber/in des entsprechenden Mitarbeiter-Accounts nicht anwesend oder nicht mehr ansprechbar ist und keine andere Person die Zugangsdaten kennt? | ||
+ | Dürfen sich Vorgesetzte oder Mitarbeiter/ | ||
+ | Für die Beantwortung dieser Fragen sind vor allem das Fernmeldegeheimnis, | ||
- | Email-Kontrolle: | + | **Handlungsempfehlung:** |
- | Ferienbenachrichtigung: | + | **1. Zugriffsverschaffung auf die E-Mails** |
- | Weiterleitung: | + | Auch wenn es technisch relativ einfach möglich wäre, die Mailbox des entsprechenden abwesenden Mitarbeiters/ |
- | Regeln: | + | Wurden die E-Mails schon abgerufen |
- | Management: | + | Das Fernmeldegeheimnis gilt über §§ 3 Nr. 6 und Nr. 10, 88 Abs. 2 Telekommunika-tionsgesetz – TKG sowohl für private als auch für staatliche Anbieter von Telekom-munikationsdiensten. Da die Universität bzw. das Rechenzentrum die private Nut-zung erlaubt oder duldet, ist sie bzw. es in diesem Sinne Diensteanbieter und hat somit das Fernmeldegeheimnis zu beachten. Das Fernmeldegeheimnis schützt allerdings nur die näheren Umstände der Übermittlung und die Kommunikationsinhalte während des Übermittlungsvorgangs. Der Inhalt ist nach Abschluss der Übermittlung nicht mehr geschützt (vgl. auch Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 02.03.2006, Az. 2 BvR 2099/04). Das Fernmeldegeheimnis wird hier also nicht berührt und steht damit einer Zugriffsverschaffung nicht entgegen. |
- | Ordner-Alias: hier besteht die Möglichkeit, fremde Ordner einzubinden (Mailbox sharing). Diese Ordner müssen zunächst in der fremden Mailbox freigegeben werden | + | Dies gilt allerdings nur für dienstliche E-Mails, deren Kenntnis zwingend erforderlich ist, um die Aufgaben |
- | Erstellen: Emails | + | Um Interessenskollisionen zu vermeiden, sollte daher ein Datenschutzbeauftrag-ter/ |
- | Anlegen von Ordnern, Adressbüchern | + | Liegen die E-Mails hingegen noch auf einem zentralen Server, ist davon auszugehen (Die Rechtslage ist hier noch nicht geklärt – das trifft somit auch den IMAP-Dienst des Rechenzentrums), |
- | Mailboxen freigeben | + | In diesem Fall ist daher auch die Einsichtnahme durch unbeteiligte Dritte |
- | die Mailbox | + | **2. Schalten einer automatischen Abwesenheitsnotiz** |
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+ | Damit wenigstens die zukünftige Korrespondenz nicht mehr auf die fragliche E-Mail-Adresse aufläuft, kann über die erzwungene Schaltung einer automatischen Abwesenheitsnotiz nachgedacht werden. Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz | ||
+ | Bei einer Abwesenheitsnotiz sollte deutlich gemacht werden, dass es sich um eine automatisierte Antwort des Servers bzw. des Providers handelt und nicht um eine Nachricht des/der nicht erreichbaren Empfängers/ | ||
+ | Keinesfalls darf der Grund für die Abwesenheit oder eine Dauer genannt werden, da dies für den zu erfüllenden Zweck (Aufrechterhaltung des Betriebs, Organisation) nicht erforderlich ist und daher das Persönlichkeitsrecht des/der Betroffenen verletzen würde. Wenn möglich, ist der/die Inhaber/in des Accounts zu informieren und sein/ihr Einverständnis einzuholen. Es könnte sogar eine Pflicht zur Einwilligung bestehen, die sich entweder aus dem Nutzungs- oder Dienstverhältnis ausdrücklich ergibt oder aber eine Nebenpflicht darstellt. Auch kann bei einer so wenig benachteiligenden Maßnahme wie einer automatischen Abwesenheitsnotiz das Einverständnis in aller Regel vermutet werden. Eine solche Vermutung ist aber nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Einwilligung nicht eingeholt werden kann, da der/die Betroffene nicht erreichbar ist. Kann man hingegen bei ihm/ihr nachfragen, geht dies vor. ( DFN, Hannes Obex) | ||
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+ | **3. Vorsorge ist besser als Nachsorge** | ||
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+ | All diese Schwierigkeiten lassen sich durch organisatorische Vorsichtsmaßnahmen vermeiden. | ||
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+ | a) Klären Sie, ob die Mitarbeiter/ | ||
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+ | b) Richten Sie für dienstliche Notwendigkeiten sogenannte funktionale E-Mail-Adressen ein, beispielsweise sekretariat@lehrstuhl.uni-freiburg.de und regeln Sie intern mit allen, die Zugriff | ||
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+ | Hinweis: Zu diesem Thema hat das Rechenzentrum ein [[http:// | ||
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+ | ===== Weitere Möglichkeiten | ||
+ | //von der Seite "Ordner":// | ||
+ | ==== Management: ==== | ||
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+ | * Ordner-Alias: | ||
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+ | ==== Erstellen: E-Mails | Adressbuch | Notizen ==== | ||
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+ | * Anlegen von Ordnern, Adressbüchern und Notizordnern | ||
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+ | // von einem eigenen Ordner unten auszuwählen: | ||
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+ | ==== Ordner Einstellungen | ||
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+ | |||
+ | * Zugriffskontrolle (Mailbox freigeben/ | ||
+ | * Ordner löschen | ||
+ | * Ordner umbenennen | ||
+ | * Alle Nachrichten löschen | ||
{{email: | {{email: | ||
- | {{tag> | + | |
+ | ====== weitere Infos ====== | ||
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+ | http:// | ||
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+ | {{tag> |