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webmail [2012/06/25 19:18] – ae1014 | webmail [2017/07/21 09:37] (aktuell) – herold | ||
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Sie geben dazu in ihrem Web-Browser (z.B. Firefox, Internet Explorer usw.) die Adresse: | Sie geben dazu in ihrem Web-Browser (z.B. Firefox, Internet Explorer usw.) die Adresse: | ||
- | **%%https://domain.uni-freiburg.de%%** | + | https://mail.uni-freiburg.de |
- | an, wobei Sie domain durch Ihre Maildomain ersetzen, z.B. jura, romanistik, physik etc. | + | Dort loggen |
- | Sie können schon beim Einloggen die Sprache und das Layout auswählen, es aber auch in den Einstellungen fest einstellen: | + | Sie können schon beim Einloggen die Sprache und das Layout auswählen, es aber auch in den Einstellungen fest einstellen. |
- | + | ||
- | {{email: | + | |
Hier wird das default Layout ' | Hier wird das default Layout ' | ||
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* Ferienbenachrichtigung und E-Mail Weiterleitung | * Ferienbenachrichtigung und E-Mail Weiterleitung | ||
- | Sie können über die Webmail-Oberfläche Communigate Pro eine automatische Ferienbenachrichtigung einrichten. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser die Adresse https://domain.uni-freiburg.de auf (domain durch Ihre Einrichtungsbezeichnung ersetzen, z. B. jura für die Juristische Fakultät). Als login benutzen Sie Ihren Uni-Account. | + | Sie können über die Webmail-Oberfläche Communigate Pro eine automatische Ferienbenachrichtigung einrichten. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser die Adresse https://mail.uni-freiburg.de auf. Als login benutzen Sie Ihre vollständige Email Adresse. |
Unter dem Menüpunkt " | Unter dem Menüpunkt " | ||
* Regeln: Mails nach bestimmten Kriterien filtern, z.B. Spam, Mailinglisten, | * Regeln: Mails nach bestimmten Kriterien filtern, z.B. Spam, Mailinglisten, | ||
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- | ===== Zum Umgang mit E-Mail-Accounts von abwesenden oder nicht ansprechbaren Mitarbeitern/ | ||
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- | **Problemstellung: | ||
- | Zahlreiche Geschäftsprozesse an der Hochschule werden inzwischen per E-Mail abgewickelt, | ||
- | Doch was passiert, wenn der/die Inhaber/in des entsprechenden Mitarbeiter-Accounts nicht anwesend oder nicht mehr ansprechbar ist und keine andere Person die Zugangsdaten kennt? | ||
- | Dürfen sich Vorgesetzte oder Mitarbeiter/ | ||
- | Für die Beantwortung dieser Fragen sind vor allem das Fernmeldegeheimnis, | ||
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- | **Handlungsempfehlung: | ||
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- | **1. Zugriffsverschaffung auf die E-Mails** | ||
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- | Auch wenn es technisch relativ einfach möglich wäre, die Mailbox des entsprechenden abwesenden Mitarbeiters/ | ||
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- | Wurden die E-Mails schon abgerufen | ||
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- | Das Fernmeldegeheimnis gilt über §§ 3 Nr. 6 und Nr. 10, 88 Abs. 2 Telekommunika-tionsgesetz – TKG sowohl für private als auch für staatliche Anbieter von Telekom-munikationsdiensten. Da die Universität bzw. das Rechenzentrum die private Nut-zung erlaubt oder duldet, ist sie bzw. es in diesem Sinne Diensteanbieter und hat somit das Fernmeldegeheimnis zu beachten. Das Fernmeldegeheimnis schützt allerdings nur die näheren Umstände der Übermittlung und die Kommunikationsinhalte während des Übermittlungsvorgangs. Der Inhalt ist nach Abschluss der Übermittlung nicht mehr geschützt (vgl. auch Urteil des Bundesverfassungsgerichts vom 02.03.2006, Az. 2 BvR 2099/04). Das Fernmeldegeheimnis wird hier also nicht berührt und steht damit einer Zugriffsverschaffung nicht entgegen. | ||
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- | Dies gilt allerdings nur für dienstliche E-Mails, deren Kenntnis zwingend erforderlich ist, um die Aufgaben der Universität fortzuführen (z.B. Durchführung von Lehrveranstaltungen, | ||
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- | Um Interessenskollisionen zu vermeiden, sollte daher ein Datenschutzbeauftrag-ter/ | ||
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- | Liegen die E-Mails hingegen noch auf einem zentralen Server, ist davon auszugehen (Die Rechtslage ist hier noch nicht geklärt – das trifft somit auch den IMAP-Dienst des Rechenzentrums), | ||
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- | In diesem Fall ist daher auch die Einsichtnahme durch unbeteiligte Dritte (wie ei-nem/ | ||
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- | **2. Schalten einer automatischen Abwesenheitsnotiz** | ||
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- | Damit wenigstens die zukünftige Korrespondenz nicht mehr auf die fragliche E-Mail-Adresse aufläuft, kann über die erzwungene Schaltung einer automatischen Abwesenheitsnotiz nachgedacht werden. Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz | ||
- | Bei einer Abwesenheitsnotiz sollte deutlich gemacht werden, dass es sich um eine automatisierte Antwort des Servers bzw. des Providers handelt und nicht um eine Nachricht des/der nicht erreichbaren Empfängers/ | ||
- | Keinesfalls darf der Grund für die Abwesenheit oder eine Dauer genannt werden, da dies für den zu erfüllenden Zweck (Aufrechterhaltung des Betriebs, Organisation) nicht erforderlich ist und daher das Persönlichkeitsrecht des/der Betroffenen verletzen würde. Wenn möglich, ist der/die Inhaber/in des Accounts zu informieren und sein/ihr Einverständnis einzuholen. Es könnte sogar eine Pflicht zur Einwilligung bestehen, die sich entweder aus dem Nutzungs- oder Dienstverhältnis ausdrücklich ergibt oder aber eine Nebenpflicht darstellt. Auch kann bei einer so wenig benachteiligenden Maßnahme wie einer automatischen Abwesenheitsnotiz das Einverständnis in aller Regel vermutet werden. Eine solche Vermutung ist aber nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Einwilligung nicht eingeholt werden kann, da der/die Betroffene nicht erreichbar ist. Kann man hingegen bei ihm/ihr nachfragen, geht dies vor. ( DFN, Hannes Obex) | ||
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- | **3. Vorsorge ist besser als Nachsorge** | ||
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- | All diese Schwierigkeiten lassen sich durch organisatorische Vorsichtsmaßnahmen vermeiden. | ||
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- | a) Klären Sie, ob die Mitarbeiter/ | ||
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- | b) Richten Sie für dienstliche Notwendigkeiten sogenannte funktionale E-Mail-Adressen ein, beispielsweise sekretariat@lehrstuhl.uni-freiburg.de und regeln Sie intern mit allen, die Zugriff auf diese Mailbox erhalten, dass nur dienstliche Korrespondenz darüber abgewickelt werden darf. Bei solchen Mailboxen können Sie eine Notfallregelung für Passwörter erwarten bzw. fordern. Aufgrund der Na-menswahl ist allen Beteiligten klar – insbesondere auch den Absendern von E-Mails –, dass solche Mailadressen nicht für persönliche Kommunikation genutzt werden dürfen. | ||
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- | Hinweis: Zu diesem Thema hat das Rechenzentrum ein [[http:// | ||
===== Weitere Möglichkeiten | ===== Weitere Möglichkeiten |